Unter der Federführung der Heidelberg Marketing GmbH in enger Zusammenarbeit mit dem städtischen Bauherrn BSG wurde das Expertenteam gegründet um eine Raumplanung zu erstellen, welche für die nächsten Jahre maßgeblich zum Erfolg des Konferenzzentrums beitragen soll.
In enger Zusammenarbeit mit dem Stadtplanungsamt, BEVENUE – einer renommierten Beratung für Veranstaltungsstätten sowie dem betreuenden Architekturbüro Albert Speer & Partner wurden die Auslobungsunterlagen erstellt und der Architektenwettbewerb vorbereitet. Des Weiteren setzt sich das Team aus Geschäftsführern führender Eventagenturen, Cateringexperten, Technikexperten Vertretern der Universität/Hochschulen, der Bahnstadt sowie aus Vertretern der Bürgerschaft zusammen. Diese Zusammensetzung der Expertenrunde soll gewährleisten, dass für die Ausschreibung alle technischen Inhalte sowie Eingebungen der Bürgerschaft für ein modernes international konkurrenzfähiges Konferenzzentrum berücksichtigt werden.
Mitglied in der Expertenrunde ist Dieter Gilles als Fachplaner Gastronomie. Aufgabe des Fachplaners Gastronomie ist es im gesamten Planungsprozess eine langfristig taugliche Gastronomie sicherzustellen
Phase 1: Erstellen des Lastenheftes für den Architektenwettbewerb
Ein wichtiger Teil des Lastenheftes ist die „Raumplanung“, in der auch die gastronomischen Flächen berücksichtigt werden müssen.
Phase 2: Architektenwettbewerb
- Rückfragen Kolloquium
Den Teilnehmenden Architektenbüros wird hier die Gelegenheit gegeben Detailfragen zum Wettbewerb zustellen. - Preisgericht
Die Experten stehen dem Preisgericht während des Endscheidungsprozesses für Rückfragen zur Verfügung.
Phase 3: Planungs- und Bausphase
- Beratung bei erforderlichen Anpassungen der gastronomischen Flächen – Nutzung und Ausstattung
Phase 4: Europaweite Ausschreibung für die Gastronomie
- Beratung bei der Suche nach einem geeigneten Cateringunternehmen
- Begleitung der Erstellung der erforderlichen Unterlagen für die europaweiten Ausschreibung – SLA, Informationsmemorandum, Bewertungsmatrix, Dokumentation des Prozesses